Documento operativo · Mayo 2026

Hoja de ruta de
implementación DPS · Distribuidora Plásticos Sur S.A.S

Plan operativo en 5 fases, 12 semanas y 5 hitos firmables. Este documento es la guía compartida entre el equipo de NodoTech y el equipo de DPS para llevar la implementación del CRM, bandeja omnicanal, cotizaciones, automatizaciones, agentes IA y discovery de expansión a operación al 100%.

Duración total
90días
12 semanas calendario
Fases
05
Setup · Configuración · Go-Live · Soporte · Discovery
Hitos firmables
05
Uno al cierre de cada fase
Victorias tempranas
10
Una por semana, todas medibles
01
Semanas 1–2
Setup &
migración

Workspace activo, catálogo cargado, base de clientes migrada y canales de comunicación conectados.

Sistema base operativo
02
Semanas 3–4
Configuración
comercial

Pipeline B2B, pipeline de moldes, plantillas de cotización, roles y 6 automatizaciones core.

Sistema configurado
03
Semanas 5–8
Capacitación
& go-live

3 sesiones de capacitación, práctica guiada y operación 100% en NodoTech a partir de semana 7.

Operando 100% en NodoTech
04
Semanas 9–10
Soporte &
optimización

Health checks, ajustes finos sobre data real, agentes IA con contexto completo y cierre de implementación.

Implementación cerrada
05
Semanas 11–12
Discovery &
expansión

Análisis del fit del módulo ERP con DPS y mapeo de otros módulos disponibles para potenciar el negocio.

Roadmap de Expansión definido

El plan completo
en una sola pantalla.

Cada barra representa una tarea con su duración real. Los rombos son hitos firmables. Filtra por responsable para enfocarte solo en tus tareas.

NodoTech
DPS
Conjunta
Hito
Tarea
S1
S2
S3
S4
S5
S6
S7
S8
S9
S10
S11
S12
Fase 1 · Setup 8 tareas
1.1Kickoff técnico + champion DPS
2h
1.2Workspace NodoTech para DPS
1d
1.3Solicitud verificación WhatsApp Business API
Espera Meta
1.4Entrega catálogo + base de clientes
3d
1.5Limpieza e importación catálogo
5d
1.6Importación base de clientes
2d
1.7Conexión correos + Facebook + Instagram
2d
HITO 1 · Sistema base operativo
1
Fase 2 · Configuración 6 tareas
2.1Diseño y validación plantilla cotización DPS
3d
2.2Pipelines (B2B + Moldes personalizados)
3d
2.3Solicitud aprobación 6 templates Meta
Espera Meta
2.4Roles, permisos y reglas de asignación
2d
2.5Armado y validación 6 automatizaciones core
4d
HITO 2 · Sistema configurado
2
Fase 3 · Capacitación & Go-Live 8 tareas
3.1Capacitación 1: CRM + Pipeline
2h
3.2Práctica guiada del equipo (ambiente real)
6d
3.3Capacitación 2: Bandeja + Cotizaciones
2h
3.4Capacitación 3: Automatizaciones + IA
2h
🚀GO-LIVE OFICIAL · DPS deja WhatsApp personal
GO-LIVE
3.5Acompañamiento diario en vivo (15 min/día)
10d
3.6Soporte WhatsApp directo continuo
Continuo
HITO 3 · Operando 100% en NodoTech
3
Fase 4 · Soporte & Optimización 7 tareas
4.1Health checks semanales (uso, adopción, gaps)
Semanal
4.2Soporte WhatsApp continuo en horario laboral
Continuo
4.3Sesión 1: optimización con dirección DPS
1h
4.4Ajuste fino automatizaciones + limpieza datos
3d
4.5Dashboard dirección + Agente IA Operativo
2d
4.6Activación Agente IA Estratégico
1d
4.7Sesión 2: métricas + cierre implementación
2h
HITO 4 · Implementación cerrada
4
Fase 5 · Discovery & Expansión 7 tareas
5.1Auditoría operativa post-implementación
3d
5.2Análisis fit del módulo ERP Operations
3d
5.3Mapeo de otros módulos (Digital Builder, Marketing)
2d
5.4Identificación de gaps no cubiertos
1d
5.5Sesión de hallazgos con dirección DPS
2h
5.6Decisión conjunta y priorización
1h
5.7Entrega del Roadmap de Expansión
Doc
HITO 5 · Roadmap de Expansión firmado
5

Las 5 fases por dentro.

Cada tarea con su responsable, su duración estimada y la semana en que ocurre. Los hitos firmables están destacados al cierre de cada fase. Haz clic en el header de cada fase para plegarla.

01
Semanas 1–2 · Fase 1
Setup y migración

Activamos el workspace de DPS, conectamos canales y migramos catálogo + base de clientes. Al final de la semana 2, NodoTech tiene la información completa de DPS dentro del sistema.

Tarea Semana Responsable Duración
1.1
Reunión kickoff técnico — alineación de objetivos, presentación del equipo, definición del champion interno DPSCRÍTICA
S1 · día 1 Conjunta 2 horas
1.2
Designación formal del champion interno en DPS — punto único de contacto del cliente
S1 · día 1 DPS
1.3
Creación del workspace NodoTech personalizado para DPS
S1 · día 2 NodoTech 1 día
1.4
Solicitud de verificación WhatsApp Business API para los 3 números de DPSMETA
S1 · día 2–3 NodoTech 2–5 días
1.5
DPS entrega catálogo de productos en Excel/CSV con SKU, descripción, precios y stock inicialCATÁLOGO
S1 · día 3 DPS
1.6
DPS entrega base de clientes existentes con datos de contacto, NIT, sector e historial si está disponible
S1 · día 3 DPS
1.7
Limpieza, normalización e importación del catálogo al workspace. Stock visible en cotizaciones; el control de inventario transaccional se evalúa en Fase 5.
S1–S2 NodoTech 4 días
1.8
Validación conjunta del catálogo importado con el equipo DPS
S2 Conjunta 2 horas
1.9
Importación de base de clientes con detección automática de duplicados
S2 NodoTech 2 días
1.10
Conexión de los correos corporativos Gmail de las 3 asesoras a la bandeja unificada
S2 NodoTech 1 día
1.11
Conexión de Facebook Page e Instagram a la bandeja
S2 NodoTech 1 día
HITO 1 — Sistema base operativo · Catálogo y clientes migrados, canales conectados
Fin S2 DPS Entregable
02
Semanas 3–4 · Fase 2
Configuración comercial

Construimos los pipelines, las plantillas de cotización con la identidad de DPS, los roles del equipo y las 6 automatizaciones core. Al final de la semana 4, todo está listo para empezar a operar.

Tarea Semana Responsable Duración
2.1
Diseño de la plantilla de cotización con logo, colores e identidad de DPS
S3 NodoTech 2 días
2.2
Validación de plantilla con dirección DPS — ajustes, términos, condiciones de pago
S3 Conjunta 1 hora
2.3
Configuración del pipeline B2B principal — 7 etapas: Prospecto → Contactado → Cotizado → Negociación → Cliente → Recurrente → Inactivo
S3 NodoTech 1 día
2.4
Configuración del pipeline de moldes personalizados — 5 etapas: Solicitud → Diseño → Aprobación → Producción → Entrega
S3 Conjunta 2 días
2.5
Definición de campos personalizados B2B: NIT, sector industrial, volumen mensual estimado, nombre del comprador clave
S3 Conjunta 1 hora
2.6
Solicitud y trámite de aprobación de 6 templates de WhatsApp ante MetaMETA
S3 NodoTech 2–5 días
2.7
Configuración de roles y permisos para 3 asesoras + dirección
S4 NodoTech 1 día
2.8
Definición de reglas de asignación automática de leads (round-robin / por zona / por sector)
S4 Conjunta 1 hora
2.9
Armado de las 6 automatizaciones core: reactivación recurrente, seguimiento cotización fría, recordatorio vencimiento, confirmación pedido, NPS post-entrega, cumpleaños comprador
S4 NodoTech 3 días
2.10
Validación de automatizaciones con dirección DPS — pruebas en sandbox
S4 Conjunta 1 hora
HITO 2 — Sistema configurado y listo para operar · Pipelines + plantillas + roles + automatizaciones
Fin S4 DPS Entregable
03
Semanas 5–8 · Fase 3
Capacitación y go-live

Capacitamos al equipo de DPS en 3 sesiones, dejamos espacio para práctica guiada y arrancamos el go-live oficial en la semana 7. Acompañamiento diario en vivo durante las primeras 2 semanas de operación real.

Tarea Semana Responsable Duración
3.1
Capacitación 1: CRM, contactos, perfil 360° del cliente y pipeline B2B
S5 NodoTech 2 horas
3.2
Práctica guiada del equipo en ambiente real con casos reales del día a día
S5 DPS 3 días
3.3
Capacitación 2: Bandeja omnicanal, conversaciones y flujo completo de cotización
S6 NodoTech 2 horas
3.4
Práctica guiada del equipo · ronda 2 con foco en cotizaciones reales
S6 DPS 3 días
3.5
Capacitación 3: Automatizaciones, agentes IA y dashboard de métricas
S6 NodoTech 2 horas
🚀
GO-LIVE OFICIAL — DPS deja WhatsApp personal y opera 100% en NodoTech
S7 · día 1 Conjunta Hito clave
3.6
Acompañamiento diario en vivo · 15 min/día con el equipo durante las dos semanas posteriores al go-live
S7–S8 NodoTech 10 días
3.7
Soporte WhatsApp directo con el equipo NodoTech en horario laboral
S5–S8 NodoTech Continuo
HITO 3 — DPS operando 100% en NodoTech · Equipo capacitado y autónomo
Fin S8 DPS Entregable
04
Semanas 9–10 · Fase 4
Soporte y optimización

Cambiamos de implementadores a aliados de optimización. DPS ya opera; nosotros monitoreamos, ajustamos sobre data real y activamos los agentes IA. Todo basado en lo que vemos pasando, no en lo que asumíamos al principio.

Tarea Semana Responsable Duración
4.1
Health checks semanales · revisión interna de uso, tasa de adopción por asesora, conversaciones perdidas
S9 y S10 NodoTech 2h interno
4.2
Soporte WhatsApp directo en horario laboral · canal dedicado durante toda la fase
S9–S10 NodoTech Continuo
4.3
Sesión 1 de optimización con dirección — qué está funcionando, qué no, prioridades de ajuste
S9 Conjunta 1 hora
4.4
Ajuste fino de automatizaciones + limpieza de datos sucios detectados en operación real (no según hipótesis iniciales)
S9 NodoTech 3 días
4.5
Configuración del dashboard personalizado para dirección DPS + activación del Agente IA Operativo con data real de DPS
S10 NodoTech 2 días
4.6
Activación del Agente IA Estratégico con contexto B2B completo de DPS
S10 NodoTech 1 día
4.7
Sesión 2: lectura de métricas + cierre de implementación · revisión KPIs primer trimestre vs baseline
S10 Conjunta 2 horas
HITO 4 — Implementación cerrada · Operación optimizada y agentes IA activos
Fin S10 DPS Entregable
05
Semanas 11–12 · Fase 5
Discovery & Roadmap de Expansión

Después de 10 semanas operando en NodoTech, evaluamos juntos si el módulo ERP encaja con la realidad operativa de DPS y qué otros módulos pueden potenciar el negocio. El análisis y el roadmap están incluidos en el plan actual; la configuración efectiva de los módulos seleccionados se cotiza por separado según el alcance.

Tarea Semana Responsable Duración
5.1
Auditoría operativa post-implementación — revisión de cómo opera DPS en NodoTech después de las primeras 2 semanas reales. Identificación de pain points y necesidades no cubiertas.
S11 NodoTech 3 días
5.2
Análisis de fit del módulo ERP Operations — evaluación específica del ERP de NodoTech contra las necesidades de DPS: POS, inventario transaccional, proveedores, facturación, nóminaFIT
S11 NodoTech 3 días
5.3
Mapeo de otros módulos disponibles — Digital Builder (website + landing pages + email avanzado + SMS) y módulos de marketing avanzado evaluados frente a DPS
S11 NodoTech 2 días
5.4
Identificación de gaps no cubiertos — honestidad técnica: qué necesidades de DPS no cubre NodoTech actualmente, para que sepan qué buscar en otras herramientas si es necesario
S12 NodoTech 1 día
5.5
Sesión de hallazgos con dirección DPS — presentación conjunta de auditoría, análisis de fit, módulos alternativos y gaps. Discusión de prioridades.
S12 Conjunta 2 horas
5.6
Decisión conjunta y priorización — DPS decide qué módulos quiere activar siguiente, en qué orden y con qué timeline. NodoTech presenta la propuesta comercial de la expansión.
S12 Conjunta 1 hora
5.7
Entrega del Roadmap de Expansión — documento formal con módulos priorizados, timeline propuesto, alcance de cada módulo y propuesta comercial separada para la siguiente fase.
S12 NodoTech Documento
HITO 5 — Roadmap de Expansión firmado · Próximos pasos definidos
Fin S12 DPS Entregable

Cinco entregables
verificables.

Al cierre de cada fase, DPS firma un acta que confirma que el entregable cumple con lo prometido. Esto protege a ambas partes y deja trazabilidad clara del avance.

1
Fin de semana 2
Sistema base operativo

Workspace activo, catálogo de envases importado y validado, base de clientes migrada con duplicados resueltos, los 3 correos + Facebook + Instagram conectados a la bandeja unificada.

◆ Firma champion DPS
2
Fin de semana 4
Sistema configurado

Pipeline B2B y pipeline de moldes activos, plantilla de cotización validada con identidad DPS, roles y permisos asignados al equipo, 6 automatizaciones core funcionando en sandbox.

◆ Firma dirección DPS
3
Fin de semana 8
Operando 100% en NodoTech

Equipo capacitado en las 3 sesiones, go-live oficial completado en S7, las 3 asesoras operando en autonomía, primeras cotizaciones reales enviadas y rastreadas desde el sistema.

◆ Firma dirección DPS
4
Fin de semana 10
Implementación cerrada

Agentes IA Operativo y Estratégico activos con contexto completo, dashboard de dirección configurado, métricas del primer trimestre revisadas y operación optimizada sobre data real.

◆ Cierre formal del proyecto
5
Fin de semana 12
Roadmap de Expansión

Análisis de fit del ERP completado, mapeo de otros módulos NodoTech entregado, gaps identificados, decisión conjunta de prioridades documentada y propuesta comercial separada para los siguientes pasos.

◆ Firma dirección DPS

Una victoria
cada semana.

El proyecto no termina hasta la semana 12, pero los resultados arrancan desde la semana 1. Cada semana DPS debe poder decir "esto ya cambió" — algo concreto, no una promesa.

Filosofía: la sensación de progreso es lo que sostiene la confianza durante una implementación. Por eso dejamos sembradas victorias específicas en cada semana, todas medibles y comunicables internamente.
S1
Workspace activo y catálogo cargándose

"Ya existimos en NodoTech." Primer login a la URL propia.

S2
📥
Bandeja unificada recibiendo correos + redes

Gmail y Facebook ya entran a un solo lugar.

S3
📄
Primera cotización profesional armada en menos de 2 minutos

Validación visible del "antes y después" frente a Word/WhatsApp.

S4
🎯
Pipeline B2B poblado con clientes reales

Por primera vez ven sus oportunidades en formato kanban.

S5
🎓
Primera asesora operando desde el sistema

Una de las tres ya hace seguimiento. Las otras la ven y se contagian.

S6 · WOW
📲
3 WhatsApp unificados en una sola bandeja

El "wow moment" más grande. Justifica la inversión emocionalmente.

S7 · 🚀
Primera cotización vista en vivo por el cliente

Notificación al asesor en tiempo real. "No podemos volver atrás."

S8
⚙️
Primera automatización ejecutada en vivo

Recordatorio de cotización fría. "Esto se ejecuta solo."

S9
📊
Primer reporte real con datos de DPS

Tasa de conversión por asesora. Métricas reales tras 10 años.

S10
🤖
Agente IA Operativo respondiendo con data de DPS

"¿Cuánto cotizamos esta semana?" → respuesta inmediata con cifras.

Quién hace qué.

Tres tipos de responsabilidad: NodoTech ejecuta lo técnico, DPS aporta información y validaciones, y las sesiones conjuntas son donde tomamos decisiones importantes juntos.

NodoTech

Project Manager
Punto único de contacto con DPS. Coordina todo el proyecto, agenda reuniones, escala bloqueos y firma hitos.
Implementador técnico
Ejecuta la configuración del workspace, importaciones, conexiones de canales y armado de automatizaciones.
Capacitador
Dicta las 3 sesiones de capacitación al equipo de DPS. Acompañamiento diario en S7-S8 post go-live.

DPS

Champion / Sponsor
Una persona de la dirección de DPS. Aprueba hitos, desbloquea decisiones, valida entregables. Sin esta figura, el proyecto se ralentiza.
Equipo comercial
Juan David Matallana, Olga Lucía Toro, Paula Andrea Valera. Asisten a las 3 capacitaciones y validan flujos.
Apoyo administrativo
Quien tenga la base de clientes y el catálogo en Excel disponibles para entregar en S1.

Sesiones conjuntas

Kickoff técnico · 2h
S1 · día 1. Alineación de objetivos y designación del champion DPS.
Validación catálogo · 2h
S2. Revisamos juntos el catálogo importado y resolvemos inconsistencias.
Validación plantilla y pipelines · 1h+2h
S3. Diseñamos juntos los pipelines y validamos la plantilla de cotización.
Sesiones de optimización · 1h cada
S9 y S11. Lecturas de datos reales con dirección DPS.
Cierre de implementación · 2h
S12. Revisión de KPIs y entrega del roadmap a 6 meses.

Lo que necesitamos
de tu lado.

Para que el proyecto arranque con buen pie y se cumplan los tiempos prometidos, esto es lo que DPS debe tener listo. Cada ítem está clasificado por la semana en que es necesario para no sobrecargar al equipo. Marca cada ítem cuando esté listo — el progreso se guarda automáticamente.

Tu progreso
0/15
01 · Datos

Catálogo y clientes

Catálogo de productos completoS1
Excel o CSV con: SKU/referencia, descripción, precio, stock actual, categoría (alimentos, farma, aseo...) y foto si está disponible.
Base de clientes existentesS1
Excel o CSV con: razón social, NIT, contacto principal (nombre y cargo), teléfono, email y sector industrial al que pertenecen.
Histórico de comprasOpcional · S1
Si está disponible, qué cliente compró qué y cuándo. No es obligatorio, pero permite que el lead scoring funcione mejor desde el día 1.
02 · Accesos

Canales de comunicación

WhatsApp Business — los 3 númerosS1
Cada número debe poder recibir un código SMS o llamada para verificación con Meta. Acceso temporal de admin durante el setup.
Correos Gmail de las 3 asesorasS2
Conexión vía OAuth — DPS autoriza directamente, no compartimos contraseñas en ningún momento.
Facebook Page e Instagram BusinessS2
Acceso de admin temporal a la Page de DPS y vinculación con Business Manager para conectar Instagram.
Catálogo web — chat embebidoOpcional · S2
Si quieren agregar chat web a envasesplasticosdps.com, necesitamos contacto con quien administra el sitio (Grupo Hay Plan).
03 · Proceso comercial

Cómo opera DPS

Proceso interno de moldes personalizadosS3
Cuáles son las etapas reales del proceso (solicitud, diseño, aprobación...), tiempos típicos por etapa y quién aprueba cada paso.
Política de precios B2BS3
Descuentos por volumen, condiciones de pago estándar (contado, 30 días, 60 días) y vigencia típica de cotizaciones en días.
Reglas de asignación de leadsS4
¿Cómo se reparten los leads entre Juan David, Olga Lucía y Paula Andrea? ¿Por zona, por sector, por carga, round-robin? Decisión de dirección.
Templates de mensajes que ya usanOpcional · S2
Saludos, info técnica, condiciones de pago — para acelerar la configuración de respuestas rápidas y plantillas de WhatsApp.
04 · Marca

Identidad visual DPS

Logo de DPS en alta resoluciónS2
PNG con fondo transparente y SVG vectorial si está disponible. Necesario para plantilla de cotización y firmas de correo.
Colores corporativosS2
Códigos hex (#xxxxxx) o muestras de la identidad visual de DPS. Si tienen un manual de marca, mejor.
Plantilla actual de cotizaciónS3
El formato que usan hoy (Word, PDF, lo que sea) para tener referencia visual y mantener consistencia con lo que sus clientes ya conocen.
Términos y condiciones legalesS3
Texto que va en cotizaciones y facturas: cláusulas, términos de pago, garantías, política de devoluciones.
Importante: si algún ítem no está disponible o requiere ajustes, lo conversamos en el kickoff (S1 día 1). Tener todo listo antes acelera el proyecto y nos ahorra fricción a ambos equipos.

Lo que puede pasar
y cómo lo manejamos.

Un buen plan no esconde los riesgos: los anticipa. Estos son los puntos que predecimos podrían generar fricción y cómo nos preparamos para mitigarlos.

Riesgo Probabilidad Impacto Cómo lo mitigamos
Meta tarda en aprobar templates de WhatsApp Business API
Alta
Medio
Solicitamos los templates en S3 (4 semanas antes del go-live) para tener margen. Si Meta tarda más, ajustamos el calendario sin afectar el resto.
Base de clientes en Excel viene con duplicados o datos incompletos
Alta
Medio
Sesión de validación conjunta en S2. Deduplicación automática + revisión manual de los casos ambiguos. La data se limpia antes del go-live.
Resistencia al cambio del equipo comercial
Media
Alto
Acompañamiento diario en S7-S8 (15 min/día). Champion interno comprometido. La capacitación 1 enseña primero los beneficios para la asesora, no para la empresa.
Catálogo con productos sin precio claro o referencias inconsistentes
Media
Bajo
Limpieza colaborativa en S1-S2. Donde haya ambigüedad, se decide con la dirección de DPS antes de la importación.
Vacaciones o ausencias durante S5-S8 (capacitación crítica)
Media
Alto
Calendarizamos las 3 capacitaciones con 2 semanas de anticipación. Cada sesión queda grabada para quien no pueda asistir en vivo.
Dependencia única del champion interno (si se enferma o se va)
Baja
Alto
Designamos en kickoff un "champion suplente" en DPS que también tiene visibilidad de las decisiones clave del proyecto.

Cómo nos vamos
a hablar.

Un canal claro para cada tipo de conversación. Sin sobrecargar al cliente con reuniones, pero con ritmo suficiente para no perder visibilidad.

Reunión semanal de status

30 minutos los viernes con el champion DPS y el PM NodoTech. Revisión de avance, identificación de bloqueos y planificación de la semana siguiente.

Viernes · 30 min · Toda la implementación

Canal WhatsApp dedicado

Grupo entre el champion DPS y el equipo NodoTech. Para preguntas rápidas, dudas operativas y resolución ágil sin necesidad de agendar reunión.

Respuesta en horario laboral

Tablero compartido de avance

Acceso visible en todo momento al estado de cada tarea de esta hoja de ruta. DPS puede consultarlo cuando quiera sin tener que preguntar.

Actualizado diariamente

Reportes de hito firmados

Al cierre de cada fase, NodoTech entrega un acta breve con los entregables completados. La firma del champion DPS valida el avance al siguiente bloque.

4 actas · Una por hito